Dags att boka ett möte
Visst kan ett möte vara trevligt så till vida att du ser/ träffar kollegor och får en stund tillsammans. Men vi är många som lämnat ett möte och tänkt att detta möte hade kunnat vara ett e-postmeddelande. Därför kan du göra tre enkla saker för att göra möten effektiva:
1, Agenda
När du bjuder in till mötet, se till att bifoga en agenda. Den kan vara enkel, tex
”3 punkter på dagens möte, information om X, information om Y och en diskussion”. Och om mötesdeltagarna förväntas förbereda sig på något sätt bör det också framgå tydligt.
Och blir du inbjuden till ett möte som saknar agenda, be att få agendan i god tid innan mötet. Om det inte är möjligt kanske det inte är så viktigt och du kan prioritera annat.
2, Håll tiden
Att hålla tiden innefattar inte bara att sluta i tid, det betyder också att börja i tid och att avsätta lagom tid för varje punkt på agendan. Att börja i tid sätter tonen för mötet visar att man har respekt för alla som är där och att hålla tiden för varje punkt på agendan visar att de var viktiga.
Varje punkt behöver inte ha samma avsatta tid, om punkt 1 bara är en kort information ska den såklart ha kortare tid än en diskussion som behöver mer tid.
3, Avsluta snyggt
Naturligtvis slutar ni mötet i tid. Men du kan göra mer än så för att avsluta snyggt. Se till att ha tid kvar på slutet för att eventuellt sammanfatta informationen från mötet, de beslut ni tagit och hur ni delegerat eventuella uppgifter. Och om ni inte hunnit avsluta den uppgift eller diskussion som uppstått, boka in en ny tid för att fortsätta. På detta sätt lämnar alla mötet med en positiv känsla och du har lättare att få med dig alla när det är dags för nästa möte.
Swedish 
English